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Administra tu tiempo



Partamos de la siguiente frase: “No permitas que lo urgente, sobrepase a lo importante" un concepto que Stephen Covey popularizó con su Matriz de Administración del Tiempo.


Al hablar de una correcta administración de tiempo considero que debemos definir los dos conceptos. URGENTE e IMPORTANTE.

Lo “urgente” se refiere a una tarea que necesita atención inmediata y que demanda tu atención sin derecho aparente a ser postergada. Las tareas “importantes” son las que, una vez realizadas, agregarán valor y te hacen avanzar, son aquellas que te dejan no solo cumplimiento de logro, sino también, un beneficio secundario vinculado a una emoción satisfactoria.

Veamos la unión de algunas categorías:

IMPORTANTE Y NO URGENTE: En esta categoría están representadas los objetivos y metas a largo plazo, que son muy importantes pues marcan el éxito o el fracaso en nuestro desempeño, pero que en realidad no son (ni pueden ser) realizadas en un periodo corto de tiempo, ni con afán.

NI URGENTE, NI IMPORTANTE: Algunas tareas no son ni urgentes ni importantes. Son el tipo de cosas que quitan tiempo pero no agregan valor a nuestro entorno, ni a nuestra vida personal y de hecho nadie nos está rogando que las hagamos. Sin embargo, la mayoría de nosotros pasamos por lo menos una parte del día en estas actividades que desperdician tu tiempo, como navegando en redes sociales, leyendo artículos que no aportan nada, jugando o en aplicaciones que nos distraen de otras actividades más valiosas.

LO URGENTE: Las tareas “urgentes” son esas que ruegan tu atención, pero no necesariamente añaden valor. Llamadas, correos, mensajes, personas que te hacen las mismas preguntas o reuniones que no producen resultados. Por lo general creemos que tenemos que solucionar estas cosas, despejar la agenda para continuar hacia algo más importante. Esta es justamente la estrategia equivocada. Siempre aborda primero las tareas importantes y llega a lo urgente, que no es importante al final. Es fácil perder el tiempo en tareas que no son importantes.

LO URGENTE E IMPORTANTE: muchas tareas caen en la categoría de “urgente e importante”. Recuerda, éstas son las cosas que necesitan tu atención inmediata y que sí le agregan valor a tu día. Esto incluye problemas relacionados con aquello que te importa significativamente; quejas de tu familia, asuntos financieros o situaciones laborales, son muchas las personas que reconocen estas tareas como importantes y actúan de acuerdo a ello. Para asegurarte de que hagas tus tareas urgentes e importantes cada día, realiza una lista de actividades pendientes. Revisa los puntos en la lista y coloca un asterisco en las 3 tareas más críticas. Realiza esas primero. Una vez que las completes, coloca estrellas junto a las siguientes 3 más importantes y realízalas. Si haces esto te asegurarás de enfocarte en las cosas que requieren tu atención y que son más importantes de terminar.

LO IMPORTANTE: esta categoría es la menos atendida en esta matriz de importante pero no urgente. Las tareas importantes incluyen el desarrollo de personas o de ti mismo para mejorar tus habilidades, dones y talentos, documentarte y mejorar procesos o sistemas, desarrollar estrategias, mejorar conocimientos respecto a métodos, organizar y planear. Aunque todas estas acciones pueden mejorarte a ti y a tu entorno, no son urgentes. Nadie te está pidiendo a gritos que lo hagas. Sin embargo, si lo haces, tendrás una herramienta de entrenamiento y un camino para mejorar la calidad de lo que haces. Como decimos, el primer paso hacia mejorar la calidad es ejecutar el proceso; ser más organizado le puede añadir horas productivas a tu semana y desarrollar métricas te puede alertar de problemas antes de que se salgan de control.

Las tareas “importantes” son críticas para el éxito, pero son fáciles de posponer porque no hay urgencia de completarlas. Para asegurarte de no caer en esta trampa, asígnale una tarea importante a cada persona o cosa con una fecha de entrega, es muy fácil dejar que lo urgente sobrepase a lo importante. Sin embargo, si puedes priorizar tu tiempo y encargarte de esas tareas que son tanto urgentes como importantes y logras acomodar algo de tiempo y recursos para enfrentar esas cosas importantes, pero no urgentes, crearás una situación exitosa.

Determina hoy, tu escala de prioridades y actúa consecuentemente, puedo asegurarte que lo importante y valioso permanecerá ahí. Llámase relaciones emocionales, familiares, espirituales o laborales.

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